Henkilötietolaki (523/99) 10 §, laadittu/muutettu: 16.1.2012
Rekisterinpitäjä
Plan Suomi Säätiö (Y-tunnus 1498487-2)
Kumpulantie 3, 6. krs
00520 Helsinki
Vaihde: 09 6869 800
Fax 09 6869 8080
Email: info(at)plan.fi
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Markku Rintamäki
Kumpulantie 3, 6. krs
00520 Helsinki
Vaihde: 09 6869 800
Email: etunimi.sukunimi@plan.fi
Rekisteriseloste on tutustuttavissa www.plan.fi/rekisteriseloste sekä Planin toimistolla.
Rekisterin nimi
Plan Suomi Säätiön asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Rekisterin käyttötarkoitus on lahjoittajatietojen ylläpito, asiakassuhteiden hoito ja ylläpito, toiminnasta tiedottaminen, organisaation toiminnan suunnittelu ja kehittäminen eri tutkimusmenetelmin sekä muu henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely Plan Suomi Säätiön toimintaan liittyviin tarkoituksiin.
Tietoja käytetään asiakastiedottamiseen sekä mahdollisesti suoramarkkinointiin Suomen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti jos asiakas on antanut siihen suostumuksensa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan soveltuvin osin seuraavat asiakastiedot:
- Yhteystiedot
- Asiakas- / kumminumero
- sukupuoli, syntymäpäivä ja –vuosi, tiedotteiden kieli
- Asiakkaan roolit (esim. yksityishenkilö, koulu)
- Suoramarkkinointikiellot ja –suostumukset
- Lahjoitustiedot sekä osto- ja maksutapahtumat
- Mahdolliset asiakkaan antamat lisätiedot
Säännönmukaiset tietolähteet *
Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään heidän osallistuessaan kyselyyn, kilpailuun tai arvontaan, tilatessaan uutiskirjeen tai julkaisun, ryhtyessään kummiksi, tehdessään lahjoituksen, tai ostoksen Planin verkkokaupassa.
Lisäksi rekisteriin tallennetaan tietoja jotka muodostuvat asiakaspalvelun tai tietojen ylläpidon yhteydessä.
Plan Suomi Säätiö ei säännönmukaisesti kerää rekisteriin henkilötietoja muista tietolähteistä. Nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää Väestörekisteristä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Plan Suomi Säätiö ei luovuta rekisterissään olevia tietoja ulkopuolisille.
Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä käytännöllisistä syistä johtuen tietoja saatetaan säilyttää Plan Suomi Säätiön käyttämien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja. Tämä voi myös merkitä tietojen käsittelyä EU/ETA:n ulkopuolella.
Kummilapsen ottaneiden tiedot (sukupuoli, etu- ja sukunimi, kumminumero) lähetetään kummilapsen kohdemaahan ja paikallinen Planin henkilökunta välittää nämä tiedot kummilapselle ja hänen perheelleen. Näissä maissa ei välttämättä ole henkilörekisterilakia vastaavaa lainsäädäntöä suojaamassa henkilötietojen käyttöä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto: säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
B Konekielinen aineisto: rekisterin käyttö on ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus.
ATK-järjestelmä on palomuurin takana ja suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Henkilökohtaisten käyttöoikeuksien (käyttäjätunnus, salasana, käyttäjätaso) avulla käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin.
Verkkolahjoittaminen sekä verkkokaupan tuotteiden maksaminen tapahtuu pankin suojatun yhteyden kautta.
Asiakastietoja käsittelevät henkilöt ovat henkilötietolain 33§:n mukaisen vaitiolovelvollisuuden ja 48§:n rangaistussäännösten alaisia. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vai lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
* HetiL 10 § ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä.